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INSTRUCTIVO
Preparar Transferencias Documentales al Archivo General del Municipio
Versión 002
Código PSI-SAM-IN-001
Proceso Servicios Administrativos Estado Vigente
1. OBJETIVO
Orientar a las oficinas productoras de documentos de la Administración Central Municipal en el traslado de su archivo de gestión al Archivo General del Municipio, después de cumplirse el tiempo de retención establecido para éstos.  
2. ALCANCE
Inicia con la preparación física de los documentos a transferir hasta la rotulación de las cajas de transferencia.  
3. RESPONSABLE
Martha Elena Correa Lopez
4. CONDICIONES GENERALES
Las transferencias siempre serán realizadas de acuerdo a la programación establecida en el Plan Anual de Transferencias.  
5. DEFINICIONES
6. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Identifique en la TRD las Series (0000-00) y Subseries (0000-00-00) a transferir y seleccione los expedientes que corresponda   - Todos 
 
Hagalo personalmente en el archivo de gestión de su dependencia  
Realice la revisión de los documentos de cada carpeta y retire de ellos la documentación y los accesorios que no son permitidos   - Todos 
 
Los documentos que no son permitidos y debe retirar de las carpetas son:

- Impresos o publicaciones periodicas
- Revistas
- Folletos
- Periodicos
- Posits
- Notas adheridas
- Formatos sin diligenciar
- Hojas en blanco
- Manuscritos
- Sobres de correo
- Material bibliografico
- Documentos borrador que tengan el original en limpio digitado
- Copias, duplicados o fotocopias que tengan el original dentro del expediente
- Fotocopias de legislacion que no formen parte integral del expediente

Los accesorios que no son permitidos y debe retirar de las carpetas son:

- Ganchos de grapadora
- Ganchos legajadores (excepto los ganchos totalmente plasticos)
- Clips
- Autoadhesivos
- Cinta pegante
- Otros elementos que provoquen deterioro  
Ordene los expedientes por años y siguiendo el orden ascendente de los códigos de las Series y las Subseries   - Todos 
 
Hagalo personalmente en su dependencia  
Enumere las carpetas a transferir   - Todos 
 
Después de tener ordenados sus expedientes, enumere las carpetas con lapiz mina negra y blanda en la esquina superior derecha desde 1 hasta que finalice el numero de carpetas. Es importante tener en cuenta que si se tienen 2 o mas carpetas que corresponden al mismo expediente, tema o asunto estas deben numerarse asi, ej: 1 de 3, 2 de 3, 3 de 3.  
Diligencie el Formato Unico de Inventario Documental PSI-SAM-FR-12  - Todos 
 
Registre las carpetas a introducir en las cajas, de acuerdo a la organizacion que les va a dar dentro de dichas cajas y tomando los datos del Formato Rotulo para Carpeta que posee cada una  
Introduzca las carpetas en las cajas de izquierda a derecha   - Todos 
 
Introduzca las carpetas de izquierda a derecha entrando en posicion horizontal, con el lomo hacia arriba y con la numeracion de las carpetas visible a la izquierda.  
Marque las cajas a transferir con los datos de identificacion correspondientes   - Todos 
Tapas de las Cajas 
En la tapa de la caja registre con lapiz mina negra y blanda los siguientes datos en este orden:

- Nombre de la Dependencia
- Nombre de la Oficina Productora
- Fecha de entrada de la transferencia
- Consecutivo (Caja 1, Caja 2, ...)
- Numero de carpetas que contiene la caja (Contenido: N carpetas)
- Fechas Extremas (Inicial ______, Final ______)  
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Johanna Arbelaez Loaiza
Cargo: Ninguno
Fecha: 04/Mar/2014
 
Nombre: Guillermo Hernandez Gutierrez
Cargo: Líder de Programa
Fecha: 04/Mar/2014

 
Nombre: Leandra Meza Uribe
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 04/Mar/2014