| QUÉ SE HACE |
QUIÉN LO HACE |
REGISTRO |
CÓMO LO HACE |
| Identifique en la TRD las Series (0000-00) y Subseries (0000-00-00) a transferir y seleccione los expedientes que corresponda |
- Todos |
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Hagalo personalmente en el archivo de gestión de su dependencia |
| Realice la revisión de los documentos de cada carpeta y retire de ellos la documentación y los accesorios que no son permitidos |
- Todos |
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Los documentos que no son permitidos y debe retirar de las carpetas son:
- Impresos o publicaciones periodicas - Revistas - Folletos - Periodicos - Posits - Notas adheridas - Formatos sin diligenciar - Hojas en blanco - Manuscritos - Sobres de correo - Material bibliografico - Documentos borrador que tengan el original en limpio digitado - Copias, duplicados o fotocopias que tengan el original dentro del expediente - Fotocopias de legislacion que no formen parte integral del expediente
Los accesorios que no son permitidos y debe retirar de las carpetas son:
- Ganchos de grapadora - Ganchos legajadores (excepto los ganchos totalmente plasticos) - Clips - Autoadhesivos - Cinta pegante - Otros elementos que provoquen deterioro |
| Ordene los expedientes por años y siguiendo el orden ascendente de los códigos de las Series y las Subseries |
- Todos |
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Hagalo personalmente en su dependencia |
| Enumere las carpetas a transferir |
- Todos |
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Después de tener ordenados sus expedientes, enumere las carpetas con lapiz mina negra y blanda en la esquina superior derecha desde 1 hasta que finalice el numero de carpetas. Es importante tener en cuenta que si se tienen 2 o mas carpetas que corresponden al mismo expediente, tema o asunto estas deben numerarse asi, ej: 1 de 3, 2 de 3, 3 de 3. |
| Diligencie el Formato Unico de Inventario Documental PSI-SAM-FR-12 |
- Todos |
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Registre las carpetas a introducir en las cajas, de acuerdo a la organizacion que les va a dar dentro de dichas cajas y tomando los datos del Formato Rotulo para Carpeta que posee cada una |
| Introduzca las carpetas en las cajas de izquierda a derecha |
- Todos |
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Introduzca las carpetas de izquierda a derecha entrando en posicion horizontal, con el lomo hacia arriba y con la numeracion de las carpetas visible a la izquierda. |
| Marque las cajas a transferir con los datos de identificacion correspondientes |
- Todos |
Tapas de las Cajas
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En la tapa de la caja registre con lapiz mina negra y blanda los siguientes datos en este orden:
- Nombre de la Dependencia - Nombre de la Oficina Productora - Fecha de entrada de la transferencia - Consecutivo (Caja 1, Caja 2, ...) - Numero de carpetas que contiene la caja (Contenido: N carpetas) - Fechas Extremas (Inicial ______, Final ______) |